Nebenkostenabrechnung prüfen: So findest du jeden Fehler

412 Euro Nachzahlung. Der Brief liegt vor dir, und dein erster Gedanke ist: Das kann nicht stimmen.

Wahrscheinlich hast du recht. Etwa 80 Prozent aller Nebenkostenabrechnungen in Deutschland enthalten mindestens einen Fehler – das zeigen Auswertungen von Mieterverein und Verbraucherzentrale Jahr für Jahr. Trotzdem zahlen die meisten Mieter einfach, weil sie nicht wissen, wie sie prüfen sollen.

Das ändern wir jetzt. In diesem Artikel zeige ich dir Schritt für Schritt, wie du deine Nebenkostenabrechnung systematisch prüfst. Du erfährst, welche Kosten dein Vermieter überhaupt umlegen darf, welche 10 Fehler am häufigsten vorkommen – und was du tust, wenn du einen findest.

Das Wichtigste in Kürze

Etwa 80% aller Nebenkostenabrechnungen enthalten Fehler

Dein Vermieter hat 12 Monate nach Abrechnungszeitraum Zeit für die Abrechnung

Du hast 12 Monate nach Erhalt Zeit für deinen Widerspruch

Nur 17 Kostenarten sind umlagefähig (§ 2 BetrKV)

Durchschnittliche Ersparnis nach erfolgreicher Prüfung: 200-300€

Was ist eine Nebenkostenabrechnung – und was nicht?

Bevor wir ans Prüfen gehen, kurz die Basics. Denn die Begriffe sorgen oft für Verwirrung.

Nebenkosten ist der umgangssprachliche Begriff für alles, was du neben der Kaltmiete zahlst. Im Mietrecht heißt das korrekt Betriebskosten – und die sind in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) genau definiert.

Heizkosten sind ein Teil der Betriebskosten, aber sie folgen eigenen Regeln (Heizkostenverordnung). Wenn du speziell deine Heizkosten prüfen willst, findest du hier eine Anleitung zu häufigen Fehlern in der Heizkostenabrechnung.

Wichtig: Zahlst du eine Nebenkostenpauschale, bekommst du keine Abrechnung. Bei einer Pauschale ist der Betrag fix – egal wie hoch die tatsächlichen Kosten sind. Eine Abrechnung gibt es nur, wenn du Vorauszahlungen leistest.

Warum solltest du überhaupt prüfen? Weil du bei Fehlern bares Geld zurückbekommst. Und weil du nur 12 Monate Zeit hast, Fehler anzufechten. Danach ist der Zug abgefahren.

Diese Kosten darf dein Vermieter umlegen

Die Betriebskostenverordnung listet genau 17 Kostenarten auf, die dein Vermieter auf dich umlegen darf. Alles andere ist tabu.

Die 17 umlagefähigen Betriebskosten (§ 2 BetrKV):

Nr.	Kostenart	Beispiele
1	Grundsteuer	Kommunale Steuer auf Grundbesitz
2	Wasserversorgung	Wassergeld, Wasserzähler, Wasseraufbereitung
3	Entwässerung	Kanalgebühren, Abwasser
4	Heizung	Brennstoffe, Wartung, Betriebsstrom, Messdienstleister
5	Warmwasser	Kosten der Warmwasserbereitung
6	Verbundene Heizung/Warmwasser	Bei gemeinsamer Anlage
7	Aufzug	Betriebsstrom, Wartung, TÜV, Notruf
8	Straßenreinigung	Öffentliche Reinigung, Winterdienst
9	Müllabfuhr	Müllgebühren
10	Gebäudereinigung	Treppenhaus, Flure, Keller
11	Gartenpflege	Rasenmähen, Hecke schneiden, Laub
12	Beleuchtung	Strom für Außen- und Gemeinschaftsbeleuchtung
13	Schornsteinfeger	Kehrgebühren, Messungen
14	Sach-/Haftpflichtversicherung	Gebäudeversicherung
15	Hauswart	Gehalt für definierte Tätigkeiten
16	Gemeinschaftsantenne/Kabel	Kabelanschluss, Wartung
17	Sonstige Betriebskosten	Nur wenn im Mietvertrag vereinbart

Was dein Vermieter NICHT umlegen darf:

Reparaturen und Instandsetzungen
Verwaltungskosten (Hausverwaltung, Steuerberater)
Instandhaltungsrücklagen
Kosten für Leerstand
Modernisierungskosten
Bank- und Kontoführungsgebühren

Diese Kosten tauchen trotzdem regelmäßig in Abrechnungen auf – versteckt unter anderen Positionen. Mehr dazu findest du in unserem Artikel Nicht umlagefähige Nebenkosten.

Die 10 häufigsten Fehler in Nebenkostenabrechnungen

Diese Fehler finden wir immer wieder. Kenne sie – und du weißt, worauf du achten musst.

Fehler 1: Nicht umlagefähige Kosten abgerechnet

Der Klassiker. Reparaturen werden als "Wartung" deklariert, Verwaltungskosten als "Sonstiges" versteckt, oder Hausmeister-Reparaturen tauchen in den "Hausmeisterkosten" auf.

Erkennungszeichen: Position "Sonstige Kosten" ohne genaue Aufschlüsselung, ungewöhnlich hohe Hausmeisterkosten, Positionen wie "Reparaturrücklage" oder "Instandhaltung".

Fehler 2: Falscher Verteilerschlüssel

Die Gesamtkosten müssen nach einem fairen Schlüssel auf alle Mieter verteilt werden – meist nach Wohnfläche oder Personenzahl. Wird der falsche Schlüssel angewendet oder stimmt dein Anteil nicht, zahlst du zu viel.

Erkennungszeichen: Dein Flächenanteil passt nicht zu deiner Wohnfläche, oder der Schlüssel wurde ohne Ankündigung geändert.

Mehr dazu: Verteilerschlüssel bei Heizkosten erklärt

Fehler 3: Abrechnungsfrist überschritten

Dein Vermieter hat exakt 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums Zeit, dir die Abrechnung zuzustellen. Kommt sie später, musst du Nachzahlungen nicht leisten.

Erkennungszeichen: Abrechnungszeitraum 2024 → Abrechnung muss bis 31.12.2025 bei dir sein.

Mehr dazu: Heizkostenabrechnung zu spät? Keine Nachzahlung!

Fehler 4: Falsche Wohnfläche

Viele Abrechnungen basieren auf der Wohnfläche. Ist diese falsch angegeben, zahlst du mehr als du solltest. Häufig werden Balkone, Terrassen oder Dachschrägen falsch berechnet.

Erkennungszeichen: Die Quadratmeterzahl in der Abrechnung weicht von deinem Mietvertrag ab.

Fehler 5: Leerstandskosten auf Mieter umgelegt

Steht eine Wohnung im Haus leer, darf der Vermieter deren Kostenanteil nicht auf die anderen Mieter umlegen. Er muss den Leerstand selbst tragen.

Erkennungszeichen: Die Gesamtfläche in der Abrechnung ist kleiner als die tatsächliche Gebäudefläche.

Fehler 6: Kosten für gewerbliche Mieter

Gewerbliche Mieter (Laden, Arztpraxis, Büro) verursachen oft höhere Kosten – mehr Müll, mehr Reinigung, mehr Aufzugnutzung. Diese Mehrkosten müssen getrennt abgerechnet werden.

Erkennungszeichen: Gewerbe im Haus, aber keine Vorwegabzug für deren Mehrverbrauch.

Fehler 7: Doppelte Abrechnung von Kosten

Manche Kosten tauchen zweimal auf – einmal direkt und einmal versteckt in einer anderen Position. Beliebt: Schornsteinfegerkosten sowohl einzeln als auch in den Heizkosten.

Erkennungszeichen: Gleiche Kostenart unter verschiedenen Positionen.

Fehler 8: Fehlende oder falsche Vorauszahlungen

Deine geleisteten Vorauszahlungen müssen korrekt von den Gesamtkosten abgezogen werden. Fehlt eine Zahlung oder wurde sie falsch verbucht, ist die Nachzahlung zu hoch.

Erkennungszeichen: Die Summe der Vorauszahlungen in der Abrechnung stimmt nicht mit deinen Zahlungen überein.

Fehler 9: CO2-Kosten nicht aufgeteilt

Seit 2023 muss dein Vermieter einen Teil der CO2-Kosten für Heizung übernehmen. Je schlechter die Energieeffizienz des Gebäudes, desto mehr. Viele Vermieter "vergessen" das.

Erkennungszeichen: CO2-Kosten werden vollständig auf dich umgelegt, obwohl das Gebäude keine Neubau-Effizienz hat.

Mehr dazu: CO2-Kostenaufteilung: So holst du Geld zurück

Fehler 10: Formale Mängel

Eine Abrechnung muss bestimmte Angaben enthalten: Abrechnungszeitraum, Gesamtkosten, Verteilerschlüssel, dein Anteil, deine Vorauszahlungen. Fehlt etwas, ist die Abrechnung formal unwirksam.

Erkennungszeichen: Keine klare Aufschlüsselung, fehlende Angaben zum Verteilerschlüssel, kein erkennbarer Abrechnungszeitraum.

Du hast den Verdacht, dass einer dieser Fehler in deiner Abrechnung steckt? Unser Heizkosten-Checker hilft dir, die häufigsten Fehler systematisch zu prüfen.

Schritt für Schritt: So prüfst du deine Abrechnung

Jetzt wird's praktisch. Mit diesen 7 Schritten gehst du systematisch durch deine Abrechnung.

Schritt 1: Formale Prüfung

Bevor du ins Detail gehst, prüfe die Basics:

Abrechnungszeitraum: Welcher Zeitraum wird abgerechnet? Meist ein Kalenderjahr.
Zustellungsdatum: Wann hast du die Abrechnung erhalten? Liegt es innerhalb der 12-Monats-Frist?
Vollständigkeit: Sind alle Pflichtangaben vorhanden? (Gesamtkosten, dein Anteil, Verteilerschlüssel, Vorauszahlungen)

Fehlt etwas oder wurde die Frist überschritten? Dann hast du schon einen Ansatzpunkt.

Schritt 2: Kostenarten checken

Geh jede Position durch und frag dich:

Steht diese Kostenart in den 17 umlagefähigen Betriebskosten?
Ist sie in deinem Mietvertrag vereinbart?
Klingt sie verdächtig? ("Sonstige Kosten", "Reparaturrücklage", "Verwaltung")

Markiere alles, was dir unklar vorkommt.

Schritt 3: Verteilerschlüssel kontrollieren

Prüfe für jede Kostenart:

Welcher Verteilerschlüssel wird angewendet? (Wohnfläche, Personenzahl, Einheiten, Verbrauch)
Ist dieser Schlüssel für diese Kostenart üblich und fair?
Stimmt dein Anteil rechnerisch? (Deine m² ÷ Gesamt-m² = dein Anteil)

Bei Heizkosten gilt: Mindestens 50% müssen nach Verbrauch abgerechnet werden.

Schritt 4: Wohnfläche abgleichen

Vergleiche die Wohnfläche in der Abrechnung mit:

Deinem Mietvertrag
Der tatsächlichen Fläche (wenn du sie kennst)

Weicht die Fläche ab? Dann zahlst du möglicherweise zu viel – oder zu wenig.

Schritt 5: Verbrauchswerte plausibilisieren

Bei Heizung und Wasser hast du Verbrauchswerte. Frag dich:

Sind die Werte realistisch für dein Heizverhalten?
Haben sich die Werte stark geändert, obwohl sich dein Verhalten nicht geändert hat?
Stimmt der abgelesene Wert mit deiner eigenen Ablesung überein?

Große Sprünge ohne Erklärung sind verdächtig.

Schritt 6: Vorjahresvergleich

Wenn du die Abrechnung vom Vorjahr hast, vergleiche:

Haben sich einzelne Positionen stark erhöht?
Sind neue Positionen hinzugekommen?
Hat sich der Verteilerschlüssel geändert?

Erhöhungen über 10-15% ohne offensichtlichen Grund solltest du hinterfragen.

Schritt 7: Bei Verdacht – Belege anfordern

Du hast Auffälligkeiten gefunden? Dann fordere Belegeinsicht. Das ist dein Recht nach § 259 BGB. Der Vermieter muss dir alle Rechnungen, Verträge und Abrechnungsunterlagen zeigen.

Mehr dazu: Belegeinsicht bei der Nebenkostenabrechnung

Fristen: Wann muss was passieren?

Fristen sind im Mietrecht entscheidend. Hier die wichtigsten:

Frist für den Vermieter:

12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums
Abrechnungszeitraum 2024 → Frist endet 31.12.2025
Kommt die Abrechnung später, musst du Nachzahlungen nicht leisten
Aber: Guthaben steht dir trotzdem zu!

Deine Frist für Einwände:

12 Monate nach Erhalt der Abrechnung
Innerhalb dieser Zeit kannst du Fehler rügen
Danach verlierst du das Recht auf Einwände

Praxis-Tipp: Notiere dir das Datum, an dem du die Abrechnung erhalten hast. Im Zweifel zählt der Poststempel oder das Datum im Briefkasten.

Praxisbeispiel: So hat Familie Weber 384€ gespart

Familie Weber aus Köln lebt in einer 85-Quadratmeter-Wohnung in einem Mehrfamilienhaus. Als die Nebenkostenabrechnung kam, staunten sie nicht schlecht: 520 Euro Nachzahlung.

"Das war fast 300 Euro mehr als im Vorjahr", erinnert sich Herr Weber. "Dabei hatten wir sogar weniger geheizt."

Was Familie Weber tat:

Sie ging die Abrechnung Punkt für Punkt durch – nach dem Schema, das du gerade gelernt hast. Bei der Position "Hausmeisterkosten" wurde sie stutzig: 2.840 Euro für das ganze Haus. Das erschien hoch.

Was sie fanden:

Nach Anforderung der Belege stellte sich heraus: In den Hausmeisterkosten waren Reparaturarbeiten versteckt – ein tropfender Wasserhahn im Keller, eine defekte Außenbeleuchtung, Malerarbeiten im Treppenhaus. Zusammen 780 Euro, die nicht umlagefähig waren.

Außerdem war der Verteilerschlüssel für die Gartenpflege falsch: Familie Weber im Erdgeschoss mit Gartenzugang zahlte den gleichen Anteil wie die Dachgeschosswohnung ohne jeden Gartenbezug – obwohl im Mietvertrag eine Verteilung nach Nutzung vereinbart war.

Das Ergebnis:

Nach schriftlichem Widerspruch korrigierte die Hausverwaltung die Abrechnung. Statt 520 Euro Nachzahlung waren es nur noch 136 Euro.

Ersparnis: 384 Euro – für etwa drei Stunden Arbeit.

Was tun, wenn du Fehler findest?

Du hast einen oder mehrere Fehler entdeckt? So gehst du vor:

Belegeinsicht einfordern

Dein erstes Mittel: Fordere Einsicht in die Original-Belege. Dein Vermieter muss dir alle Rechnungen, Verträge und Unterlagen zeigen, auf denen die Abrechnung basiert.

Schreib ihm eine kurze E-Mail oder einen Brief:

"Sehr geehrte/r [Vermieter], ich bitte um Einsicht in die Belege zur Nebenkostenabrechnung für den Zeitraum [Jahr]. Bitte nennen Sie mir einen Termin in den nächsten 14 Tagen."

Widerspruch einlegen

Hast du konkrete Fehler gefunden, legst du schriftlich Widerspruch ein. Benenne die Fehler genau und fordere eine korrigierte Abrechnung.

Eine detaillierte Anleitung mit Musterbrief findest du hier: Widerspruch gegen die Heizkostenabrechnung

Nachzahlung unter Vorbehalt zahlen

Muss du zahlen, während du prüfst? Ja und nein. Du kannst die Nachzahlung "unter Vorbehalt" zahlen. Damit behältst du dir das Recht vor, Geld zurückzufordern, falls sich Fehler bestätigen.

Formulierung fürs Überweisungs-Betreff: "Nachzahlung NK 2024 unter Vorbehalt"

Wann zum Mieterverein?

Bei komplexen Fällen oder wenn der Vermieter nicht reagiert, hilft der Mieterverein. Die Mitgliedschaft kostet etwa 60-100 Euro pro Jahr und beinhaltet Rechtsberatung.

Sinnvoll bei:

Mehreren oder komplizierten Fehlern
Vermieter reagiert nicht auf Widerspruch
Hohe Summen (ab ca. 300-400 Euro)
Unsicherheit, ob deine Einwände berechtigt sind

Häufige Fragen zur Nebenkostenabrechnung

Muss ich die Nachzahlung zahlen, auch wenn ich Widerspruch einlege?

Grundsätzlich ja. Ein Widerspruch hat keine aufschiebende Wirkung. Du kannst aber 'unter Vorbehalt' zahlen und dir das Geld später zurückholen, falls dein Widerspruch erfolgreich ist. Bei offensichtlichen Fehlern (z.B. Fristüberschreitung) kannst du die Zahlung auch verweigern – hol dir dann aber rechtliche Beratung.

Kann ich Einsicht in alle Belege verlangen?

Ja, das ist dein Recht nach § 259 BGB. Der Vermieter muss dir alle Originalbelege zeigen – Rechnungen, Verträge, Abrechnungen der Messdienstleister. Er darf keine Kopierkosten verlangen, wenn du vor Ort einsehen willst.

Was, wenn der Vermieter auf meinen Widerspruch nicht reagiert?

Setz ihm eine Frist (z.B. 3 Wochen). Reagiert er dann immer noch nicht, wende dich an den Mieterverein. Im Extremfall kannst du die strittige Summe einbehalten – aber lass dich vorher beraten.

Wie lange muss ich Nebenkostenabrechnungen aufbewahren?

Mindestens bis zum Ende deiner Widerspruchsfrist (12 Monate nach Erhalt). Besser: Die letzten 3-4 Abrechnungen aufheben, um Vergleiche anstellen zu können.

Gilt das alles auch für die Heizkostenabrechnung?

Teilweise. Die Heizkostenabrechnung ist ein Teil der Betriebskostenabrechnung, folgt aber zusätzlich der Heizkostenverordnung. Dort gibt es Sonderregeln – etwa zur verbrauchsabhängigen Abrechnung und zum 15%-Kürzungsrecht.

Lohnt sich die Prüfung bei kleinen Beträgen?

Oft ja. Selbst bei 100-200 Euro Nachzahlung kann sich ein Blick lohnen – der Zeitaufwand für eine erste Prüfung liegt bei 20-30 Minuten. Und: Kleine Fehler wiederholen sich Jahr für Jahr. Wer einmal korrigiert, spart dauerhaft.

Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei komplexen Fällen oder hohen Streitwerten empfehlen wir, den örtlichen Mieterverein oder einen Fachanwalt für Mietrecht zu kontaktieren.

Weiterführende Artikel:

Quellen: