Belegeinsicht Nebenkostenabrechnung: So forderst du sie ein

412 Euro Nachzahlung. Keine Erklärung, woher die Zahl kommt. Nur Summen auf dem Papier — aber keine Beweise.

Sandra aus Köln kennt dieses Gefühl. Ihre Abrechnung wies plötzlich 40% höhere Heizkosten aus als im Vorjahr. Sie hatte aber nicht mehr geheizt. Also forderte sie Belegeinsicht — und fand den Fehler: Eine Rechnung über Reparaturarbeiten war in die Abrechnung gerutscht. Ersparnis nach der Korrektur: 187 Euro.

Du hast das gleiche Recht. Als Mieter darfst du die Originalbelege sehen, auf denen deine Abrechnung basiert. Rechnungen, Verträge, Ableseprotokolle — alles. Und wenn dein Vermieter das verweigert? Dann musst du die Nachzahlung nicht leisten.

Das Wichtigste in Kürze

• Du hast ein gesetzliches Recht auf Einsicht in alle Abrechnungsbelege (§ 259 BGB)
• Kein Grund nötig — du musst nichts erklären oder begründen
• Frist: 12 Monate nach Erhalt der Abrechnung
• Bei Verweigerung: Nachzahlung zurückhalten erlaubt
• Unten findest du einen Musterbrief zur Anforderung

Was ist Belegeinsicht — und warum brauchst du sie?

Die Abrechnung zeigt dir Zahlen. Ob diese Zahlen stimmen? Das siehst du erst, wenn du die Originalbelege prüfst.

Ein Beispiel: Deine Abrechnung weist 1.800 Euro Heizkosten für das gesamte Gebäude aus. Klingt plausibel. Aber stimmt der Betrag? Wurde er korrekt auf alle Mietparteien verteilt? Das erfährst du nur mit der Rechnung des Energieversorgers — und den Ableseprotokollen aller Wohnungen.

Das Recht auf Belegeinsicht ist in § 259 BGB (öffnet in neuem Tab) verankert. Der Bundesgerichtshof hat es mehrfach bestätigt. Die wichtigste Erkenntnis: Du brauchst keinen Verdacht. Du musst dem Vermieter nicht erklären, warum du die Belege sehen willst. Es reicht, dass du es willst.

Der BGH hat das unmissverständlich klargestellt: Für die Einsicht bedarf es keines besonderen Interesses des Mieters — es genügt, dass er die Tätigkeiten des Vermieters überprüfen möchte.

Praxisbeispiel: So hat Sandra 187 Euro zurückbekommen

Sandra aus Köln erhielt im März ihre Nebenkostenabrechnung. 412 Euro Nachzahlung — im Vorjahr waren es nur 225 Euro. Dabei hatte sie nicht mehr geheizt.

Was ihr auffiel:

• Die Heizkosten waren um 40% gestiegen, obwohl die Energiepreise stabil blieben
• Die Gesamtkosten des Gebäudes erschienen ungewöhnlich hoch

Was sie tat:

1. Sie forderte schriftlich Belegeinsicht an — mit dem Musterbrief unten
2. Zwei Wochen später bekam sie einen Termin bei der Hausverwaltung
3. Sie fotografierte alle Belege systematisch mit dem Smartphone

Das Ergebnis: In den Unterlagen fand Sandra eine Rechnung über 748 Euro für "Heizungswartung". Beim genaueren Hinsehen: Es war eine Reparatur am Brenner — nicht umlagefähig. Nach ihrem Widerspruch korrigierte die Hausverwaltung die Abrechnung. Ersparnis: 187 Euro.

Diese Belege darfst du einsehen

Dein Einsichtsrecht ist umfassend. Du darfst alle Rechnungen sehen – vom Energieversorger, vom Hausmeister, von der Gebäudereinigung, für Müllabfuhr und Wasser. Dazu kommen Versicherungsbeiträge und Grundsteuerbescheide.

Auch Verträge gehören dazu: Wartungsverträge für Heizung und Aufzug, der Hausmeistervertrag, Vereinbarungen mit Dienstleistern.

Und ja: Du darfst sogar die Ableseprotokolle der anderen Mieter einsehen. Das überrascht viele. Aber ohne diese Daten kannst du die Verteilung nicht nachvollziehen – und genau deshalb hat der BGH dieses Recht 2018 bestätigt. Der Datenschutz steht dem nicht entgegen.

Bei Eigentumswohnungen: Vermietet jemand eine Eigentumswohnung, liegt die Hausverwaltung oft beim WEG-Verwalter. Du hast dann auch Anspruch auf Einsicht in dessen Unterlagen. Dein Vermieter muss dich gegebenenfalls ermächtigen, direkt beim Verwalter Einsicht zu nehmen.

So forderst du Belegeinsicht — Schritt für Schritt

Schritt 1: Schriftlich anfordern

Fordere die Belegeinsicht immer schriftlich an. Per E-Mail reicht, aber ein Brief (Einschreiben) ist sicherer. So hast du einen Nachweis, falls es später zum Streit kommt.

Schritt 2: Konkrete Termine vorschlagen

Nenne zwei oder drei Termine, an denen du zur Einsicht kommen kannst. Das zeigt, dass du es ernst meinst — und nimmt dem Vermieter die Ausrede, du wärst nicht erreichbar.

Schritt 3: Frist setzen

Gib dem Vermieter eine angemessene Frist zur Antwort. Zwei Wochen sind üblich und ausreichend.

Schritt 4: Musterbrief verwenden

Hier ist ein Musterbrief, den du direkt übernehmen kannst:

Die wichtigsten Fristen

12 Monate nach Erhalt der Abrechnung. So lange kannst du Einwände gegen die Abrechnung erheben — und so lange hast du auch das Recht auf Belegeinsicht. Danach erlischt beides.

Empfehlung: Innerhalb von 30 Tagen handeln. Auch wenn du länger Zeit hast: Je früher du die Belegeinsicht forderst, desto besser. Dann hast du noch genug Puffer, falls der Vermieter sich Zeit lässt oder Termine verschiebt.

Reaktionsfrist des Vermieters: Reagiert der Vermieter nicht innerhalb von zwei Wochen auf dein Schreiben, gilt das als Verweigerung der Einsicht.

Die Belegeinsicht erfolgt nicht automatisch. Du musst sie aktiv einfordern. Dein Vermieter ist nicht verpflichtet, dich darauf hinzuweisen.

Was du bei der Einsicht beachten solltest

Der Termin steht. Jetzt geht es darum, ihn effektiv zu nutzen.

Fotografieren ist erlaubt. Du darfst die Belege mit deinem Smartphone abfotografieren. Das ist durch mehrere Gerichtsurteile bestätigt. Der Vermieter darf dir das nicht verbieten.

Eigenes Kopiergerät mitbringen? Erlaubt. Der Vermieter muss dir allerdings nicht sein Gerät zur Verfügung stellen.

Begleitperson mitnehmen. Du darfst eine Vertrauensperson mitbringen — einen Freund, ein Familienmitglied oder jemanden vom Mieterverein. Das hat zwei Vorteile: Vier Augen sehen mehr, und du hast einen Zeugen, falls es später Streit gibt.

Nicht alles muss vor Ort passieren. Fotografiere systematisch alle Belege. Zu Hause hast du mehr Ruhe für die eigentliche Prüfung.

Checkliste: Was du bei der Einsicht prüfen solltest

• Stimmen die Gesamtkosten mit den Rechnungen überein?
• Liegt der Abrechnungszeitraum innerhalb des erlaubten Rahmens?
• Sind nur umlagefähige Kosten enthalten? (Keine Reparaturen!)
• Stimmt der Verteilerschlüssel mit dem Mietvertrag überein?
• Passen deine Verbrauchswerte zu deinem Heizverhalten?
• Sind alle Rechnungen aus dem korrekten Abrechnungszeitraum?

Mehr dazu: Die häufigsten Fehler in Heizkostenabrechnungen

Vermieter verweigert die Einsicht — was jetzt?

Manche Vermieter reagieren nicht. Andere lehnen die Einsicht ausdrücklich ab. Beides ist nicht erlaubt — und hat Konsequenzen.

Dein Zurückbehaltungsrecht

Verweigert der Vermieter die Belegeinsicht, musst du die Nachzahlung nicht leisten. Das Gesetz gibt dir ein Zurückbehaltungsrecht nach § 273 BGB. Du darfst die Zahlung so lange einbehalten, bis die Einsicht gewährt wird.

Das gilt nur für Nachzahlungen aus der strittigen Abrechnung — nicht für deine laufende Miete oder die Vorauszahlungen.

Schriftlich mahnen

Reagiert der Vermieter nicht auf dein erstes Schreiben, schicke eine Mahnung mit Fristsetzung. Dokumentiere alles schriftlich.

Klage als letztes Mittel

Du kannst dein Recht auf Belegeinsicht auch gerichtlich durchsetzen. Die Gerichte bestätigen regelmäßig den Anspruch der Mieter. Bevor du diesen Schritt gehst, ist eine Beratung beim Mieterverein oder einem Fachanwalt sinnvoll.

Ein Gerichtsurteil, das Mut macht: Das Amtsgericht Münster hat 2024 entschieden, dass ein Vermieter keine Nachzahlung einklagen kann, wenn er dem Mieter vorher die Belegeinsicht verweigert hat. Die Klage wurde abgewiesen.

Du hast die Belege gesehen — und jetzt?

Die Einsicht ist der erste Schritt. Wenn du dabei Fehler findest, hast du zwei Optionen:

Option 1: Widerspruch einlegen. Formuliere deine Einwände schriftlich und fordere eine korrigierte Abrechnung.

Option 2: Prüfen lassen. Wenn du unsicher bist, ob deine Entdeckungen tatsächlich Fehler sind, lass die Abrechnung prüfen.

Unser kostenloser Schnellcheck zeigt dir in 30 Sekunden, ob deine Abrechnung die typischen Fehler enthält — und ob sich ein Widerspruch lohnt.

Mehr dazu: Widerspruch gegen Heizkostenabrechnung einlegen

Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung. In komplexen Fällen empfehlen wir, einen Fachanwalt oder den Mieterverein zu kontaktieren.