Die Heizkostenabrechnung kommt zu spät. Oder sie ist unverständlich. Oder dein Verbrauch wurde einfach geschätzt, obwohl funktionierende Zähler an den Heizkörpern hängen. Wer ist schuld? In den meisten Fällen: die Hausverwaltung.
Als Mieter hast du das Recht auf eine korrekte, pünktliche und nachvollziehbare Abrechnung. Die Hausverwaltung – ob sie im Auftrag deines Vermieters handelt oder die WEG betreut – muss sich an klare gesetzliche Vorgaben halten. Verstößt sie dagegen, hast du handfeste Rechte: Kürzungen, Widerspruch, im schlimmsten Fall sogar Schadensersatzansprüche.
Das Wichtigste in Kürze
- Die Abrechnung muss innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums vorliegen
- Mindestens 50% der Heizkosten müssen nach Verbrauch abgerechnet werden
- Bei fernablesbaren Zählern hast du Anspruch auf monatliche Verbrauchsinfos
- Verstöße berechtigen dich zu Kürzungen von 3% bis 21%
- Kommt die Abrechnung zu spät, entfällt der Nachzahlungsanspruch des Vermieters
Wer ist eigentlich für die Heizkostenabrechnung verantwortlich?
Kurze Antwort: dein Vermieter. Aber in der Praxis sieht das anders aus. Fast jeder Vermieter beauftragt eine Hausverwaltung mit der Erstellung der Abrechnung. Und genau hier wird es interessant.
Denn rechtlich bleibt der Vermieter verantwortlich – auch wenn die Hausverwaltung den Fehler macht. Das hat der Bundesgerichtshof mehrfach bestätigt. Verpasst die Hausverwaltung eine Frist oder rechnet falsch ab, kann sich dein Vermieter nicht herausreden. Er muss sich das Verschulden zurechnen lassen.
Für dich als Mieter bedeutet das: Du wendest dich immer an deinen Vermieter – er ist dein Ansprechpartner, nicht die Hausverwaltung. Die Hausverwaltung haftet gegenüber dem Vermieter, nicht gegenüber dir.
Die Kette der Verantwortung
| Akteur | Pflichten |
|---|---|
| Vermieter | Trägt die rechtliche Verantwortung, muss fristgerecht und korrekt abrechnen |
| Hausverwaltung | Führt die Abrechnung im Auftrag durch, haftet gegenüber dem Vermieter |
| Messdienstleister | Liefert Verbrauchsdaten (Techem, ista, Brunata, Minol) |
Die 7 wichtigsten Pflichten bei der Heizkostenabrechnung
1. Fristgerechte Abrechnung (12-Monats-Frist)
Die zentrale Frist steht in § 556 Abs. 3 BGB (öffnet in neuem Tab): Die Heizkostenabrechnung muss dir innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen.
Beispiel:
- Abrechnungszeitraum: 01.01.2025 – 31.12.2025
- Frist: Die Abrechnung muss spätestens am 31.12.2026 bei dir sein
Wird diese Frist versäumt, verliert dein Vermieter seinen Anspruch auf Nachzahlungen – unabhängig davon, wie hoch sie wären. Dein Guthaben steht dir aber trotzdem zu.
Wichtig: Die Frist gilt auch, wenn die Hausverwaltung zu langsam war. Der Vermieter muss rechtzeitig auf die Abrechnung drängen – notfalls durch Mahnung oder Klage gegen die Hausverwaltung.
2. Verbrauchsabhängige Kostenverteilung
Die Heizkostenverordnung schreibt vor: Mindestens 50%, maximal 70% der Heizkosten müssen nach dem tatsächlichen Verbrauch abgerechnet werden. Eine reine Verteilung nach Wohnfläche ist verboten.
Erlaubte Verteilerschlüssel:
| Schlüssel | Verbrauchsanteil | Grundkostenanteil |
|---|---|---|
| 50/50 | 50% | 50% |
| 60/40 | 60% | 40% |
| 70/30 | 70% | 30% |
Wird nicht verbrauchsabhängig abgerechnet, hast du ein 15%-Kürzungsrecht nach § 12 HeizkostenV.
3. Korrekte Verbrauchserfassung
Die Hausverwaltung muss sicherstellen, dass dein Verbrauch korrekt erfasst wird. Das bedeutet:
- Funktionierende Heizkostenverteiler oder Wärmemengenzähler an allen Heizkörpern
- Warmwasserzähler für die separate Erfassung des Warmwasserverbrauchs
- Regelmäßige Ablesung zum Stichtag
Wenn Geräte defekt sind oder fehlen, darf der Verbrauch nur ausnahmsweise geschätzt werden – und das muss in der Abrechnung nachvollziehbar begründet sein.
4. Fernablesbare Messtechnik (ab 2027 Pflicht)
Seit der Novelle der Heizkostenverordnung 2021 gilt:
- Neue Geräte müssen seit Dezember 2021 fernablesbar sein
- Alle Geräte müssen bis 31.12.2026 auf Fernablesung umgerüstet werden
Werden nicht-fernablesbare Geräte eingebaut, obwohl es Pflicht wäre, hast du ein 3%-Kürzungsrecht.
5. Monatliche Verbrauchsinformationen
Sobald fernablesbare Geräte installiert sind, hast du Anspruch auf monatliche Verbrauchsinformationen. Diese müssen enthalten:
- Deinen aktuellen Verbrauch
- Vergleich zum Vormonat und Vorjahresmonat
- Vergleich mit einem Durchschnittshaushalt
- Informationen zum Brennstoffmix
Die Information kann per Post, E-Mail oder App erfolgen. Bekommst du keine monatliche Info, obwohl fernablesbare Zähler installiert sind? 3%-Kürzungsrecht.
6. Nachvollziehbare und vollständige Abrechnung
Eine Heizkostenabrechnung muss so gestaltet sein, dass du sie als durchschnittlicher Mieter nachvollziehen kannst. Dazu gehören:
- Der Abrechnungszeitraum (exakt 12 Monate)
- Die Gesamtkosten des Gebäudes
- Der verwendete Verteilerschlüssel
- Dein individueller Verbrauch
- Dein Anteil an den Gesamtkosten
- Die geleisteten Vorauszahlungen
- Das Ergebnis (Nachzahlung oder Guthaben)
Fehlt eine dieser Angaben, ist die Abrechnung formell fehlerhaft – und du musst sie nicht zahlen, bis sie korrigiert wurde.
7. Belegeinsicht gewähren
Du hast das Recht, alle Originalbelege einzusehen – und zwar ohne Begründung. Die Hausverwaltung muss dir Zugang gewähren zu:
- Brennstoffrechnungen (Gas, Öl, Fernwärme)
- Wartungsrechnungen
- Abrechnungen des Messdienstleisters
- Stromrechnungen für die Heizungsanlage
Die Einsicht muss am Ort der Hausverwaltung oder in deiner Nähe möglich sein. Du darfst die Belege fotografieren oder kopieren – mitnehmen darfst du sie allerdings nicht. Mehr dazu in unserem Artikel zur Belegeinsicht bei der Nebenkostenabrechnung.
Deine Kürzungsrechte bei Pflichtverstößen
Die Heizkostenverordnung gibt dir ein mächtiges Werkzeug: das Kürzungsrecht nach § 12 HeizkostenV. Du kannst deine Heizkosten kürzen, wenn die Hausverwaltung gegen ihre Pflichten verstößt – ohne Klage, ohne Antrag.
Übersicht der Kürzungsrechte
| Verstoß | Kürzung |
|---|---|
| Keine verbrauchsabhängige Abrechnung | 15% |
| Keine fernablesbaren Geräte (obwohl Pflicht) | 3% |
| Keine monatliche Verbrauchsinfo | 3% |
| Maximum bei mehreren Verstößen | 21% |
Wichtig: Die Kürzungsrechte sind kumulierbar. Wenn also mehrere Pflichten verletzt werden, addieren sich die Prozentsätze.
Rechenbeispiel
- Heizkosten laut Abrechnung: 1.500 €
- Geleistete Vorauszahlungen: 1.200 €
- Nachzahlung: 300 €
Bei drei Verstößen (21% Kürzung):
- Gekürzte Heizkosten: 1.500 € × 0,79 = 1.185 €
- Neue Nachzahlung: 1.185 € – 1.200 € = Guthaben von 15 €
Statt 300 € zu zahlen, bekommst du 15 € zurück.
Was passiert, wenn die Abrechnung zu spät kommt?
Die 12-Monats-Frist ist keine Empfehlung – sie ist ein hartes Gesetz. Wird sie überschritten, hat das klare Konsequenzen:
Folgen der Fristversäumnis
| Für den Vermieter | Für dich als Mieter |
|---|---|
| Kein Nachzahlungsanspruch | Du musst nichts nachzahlen |
| Muss Guthaben trotzdem auszahlen | Du behältst dein Guthaben |
| Keine nachträgliche Korrektur möglich | Du kannst trotzdem Belegeinsicht verlangen |
Wann ist die Verspätung entschuldbar?
In Ausnahmefällen kann der Vermieter trotz Verspätung noch Nachzahlungen verlangen – aber nur, wenn er die Verspätung nicht zu vertreten hat. Das ist der Fall bei:
- Höherer Gewalt (Brand, Wasserschaden)
- Wenn du die Ablesung verhindert hast
- Verspäteten Daten vom Energieversorger (nur bedingt)
Nicht entschuldbar ist dagegen:
- Verzögerung durch die Hausverwaltung
- Verspätete WEG-Abrechnung (BGH-Urteil)
- Wechsel der Hausverwaltung
- Personalmangel oder Urlaub
Der Vermieter muss rechtzeitig auf die Abrechnung drängen – und notfalls gegen die säumige Hausverwaltung vorgehen.
Haftung der Hausverwaltung
Versäumt die Hausverwaltung ihre Pflichten, haftet sie gegenüber dem Vermieter. Der Vermieter kann:
- Schadensersatz verlangen (z.B. für entgangene Nachzahlungen)
- Die Vergütung der Hausverwaltung kürzen
- Den Verwaltervertrag außerordentlich kündigen
Für dich als Mieter ändert das nichts an deiner Position – du wendest dich immer an den Vermieter. Aber es zeigt: Die Hausverwaltung steht unter Druck, korrekt zu arbeiten.
Konsequenzen für die Hausverwaltung
Bei wiederholten Versäumnissen kann die Hausverwaltung sogar abberufen werden. Gerichte haben entschieden: Wer mehrfach zu spät oder fehlerhaft abrechnet, verliert das Vertrauen der Eigentümer – ein wichtiger Grund für die vorzeitige Abberufung.
So prüfst du deine Abrechnung
Fünf Punkte, die du in jeder Heizkostenabrechnung checken solltest:
1. Ist die Frist eingehalten?
Prüfe das Datum der Abrechnung und das Ende des Abrechnungszeitraums. Liegen mehr als 12 Monate dazwischen? Dann musst du keine Nachzahlung leisten.
2. Wird nach Verbrauch abgerechnet?
Such nach dem Verteilerschlüssel. Mindestens 50% müssen nach Verbrauch verteilt werden. Steht dort "100% nach Wohnfläche"? Das ist rechtswidrig – 15% Kürzung.
3. Wurden deine Werte gemessen?
Schau, ob dein Verbrauch gemessen oder geschätzt wurde. "Geschätzt" ohne Begründung ist verdächtig.
4. Stimmen die Kostenarten?
Nur umlagefähige Kosten dürfen abgerechnet werden. Reparaturen, Austausch von Geräten oder Versicherungen gehören nicht in die Heizkostenabrechnung.
5. Stimmt die Wohnfläche?
Vergleiche die angegebene Quadratmeterzahl mit deinem Mietvertrag. Weicht sie ab, zahlst du zu viel – oder zu wenig.
Tipp: Mit dem HeizkostenChecker kannst du deine Abrechnung schnell auf die wichtigsten Punkte prüfen lassen.
Widerspruch gegen die Heizkostenabrechnung
Findest du Fehler, solltest du schriftlich widersprechen. Dafür hast du nach § 556 Abs. 3 BGB 12 Monate Zeit ab Erhalt der Abrechnung.
So gehst du vor
- Widerspruch schriftlich formulieren (E-Mail reicht, besser ist Einschreiben)
- Konkret benennen, was falsch ist
- Bei formellen Fehlern: Zahlung verweigern, bis korrigiert
- Bei Kürzungsrecht: Kürzung berechnen und mitteilen
Einen ausführlichen Leitfaden findest du in unserem Artikel zum Widerspruch gegen die Heizkostenabrechnung.
Praxisbeispiel: Frau Meier kämpft gegen die säumige Hausverwaltung
Frau Meier erhält im März 2026 ihre Heizkostenabrechnung für 2024. Die Abrechnung hätte bis Ende Dezember 2025 kommen müssen – sie ist also drei Monate zu spät.
Die Nachzahlung: 480 Euro.
Frau Meier schreibt ihrem Vermieter:
"Die Betriebskostenabrechnung für 2024 ist mir erst am 15. März 2026 zugegangen. Die Abrechnungsfrist nach § 556 Abs. 3 BGB endete am 31.12.2025. Da die Frist überschritten ist, verweigere ich die Nachzahlung in Höhe von 480 Euro. Bitte überweisen Sie mir mein Guthaben."
Der Vermieter versucht sich herauszureden – die Hausverwaltung sei schuld. Aber rechtlich ist das egal. Nach kurzer Korrespondenz lenkt er ein.
Ersparnis für Frau Meier: 480 Euro.
Häufige Fragen zu den Pflichten der Hausverwaltung
Wer ist für die Heizkostenabrechnung verantwortlich – Vermieter oder Hausverwaltung?
Was passiert, wenn die Hausverwaltung die 12-Monats-Frist verpasst?
Kann ich meine Heizkosten kürzen, wenn die Hausverwaltung Fehler macht?
Muss die Hausverwaltung mir monatliche Verbrauchsinfos schicken?
Kann der Vermieter sich auf die säumige Hausverwaltung berufen?
Welche Folgen hat es für die Hausverwaltung, wenn sie zu spät abrechnet?
Habe ich ein Recht auf Einsicht in die Abrechnungsbelege?
Dieser Artikel wurde am 17. Januar 2026 veröffentlicht und basiert auf der aktuellen Rechtslage (Stand: Januar 2026).
