Widerspruch gegen Heizkostenabrechnung: So gehst du vor (inkl. Musterbrief)

1.200 Euro Nachzahlung. Du starrst auf die Heizkostenabrechnung und traust deinen Augen nicht. Letztes Jahr waren es 300 Euro.

Wenn dir diese Situation bekannt vorkommt, bist du nicht allein. In deutschen Foren häufen sich aktuell Fragen wie:

"980€ Nachzahlung für 35m² – ist das normal?" "Soll plötzlich 1.570€ nachzahlen, obwohl wir immer Guthaben hatten" "3.815€ Heizkosten für 60m² – das kann doch nicht stimmen!"

Die gute Nachricht: Du musst eine fehlerhafte Abrechnung nicht einfach akzeptieren. Markus aus Düsseldorf hat mit einem Widerspruch 480€ zurückgeholt. Wie das geht, zeigen wir dir Schritt für Schritt – mit konkreten Fristen, Tipps und einem Musterbrief, den du direkt verwenden kannst.

Das Wichtigste in Kürze

• Du hast 12 Monate Zeit für den Widerspruch (ab Erhalt der Abrechnung)
• Widerspruch muss schriftlich erfolgen – per Einschreiben oder mit Empfangsbestätigung
• Zahle unter Vorbehalt – so sicherst du dir dein Rückforderungsrecht
• Du hast ein Recht auf Belegeinsicht (§ 556 Abs. 4 BGB)
• Durchschnittliche Ersparnis bei erfolgreichem Widerspruch: 200-500€

Wann lohnt sich ein Widerspruch?

Nicht jede hohe Nachzahlung ist automatisch falsch. Manchmal sind gestiegene Energiepreise, ein kalter Winter oder zu niedrige Vorauszahlungen der Grund. Aber in vielen Fällen stecken tatsächlich Fehler dahinter.

Wann sich ein Widerspruch lohnt:

Grundregel: Wenn etwas nicht zusammenpasst. Dein Verbrauch ist angeblich gestiegen, obwohl du weniger geheizt hast? Die Wohnfläche auf der Abrechnung stimmt nicht mit dem Mietvertrag überein? Die Nachzahlung ist mehr als 50% höher als im Vorjahr – ohne erkennbaren Grund? Dann lohnt sich ein genauer Blick.

Auch verdächtig: Kosten, die du nicht nachvollziehen kannst. Ein Abrechnungszeitraum über 12 Monate. Ein plötzlich geänderter Verteilerschlüssel. Oder eine Abrechnung, die zu spät kam.

Wann eher nicht:

Manchmal ist die hohe Nachzahlung berechtigt – etwa wenn die Energiepreise stark gestiegen sind (wie 2022/2023), du mehr geheizt hast (Homeoffice, neues Kind) oder deine Vorauszahlungen zu niedrig waren. In diesen Fällen bringt ein Widerspruch wenig.

Die wichtigste Frist: 12 Monate

Merke dir diese Zahl: 12 Monate. Das ist die Frist, in der du Einwendungen gegen deine Heizkostenabrechnung erheben kannst.

Die Frist beginnt mit dem Tag, an dem du die Abrechnung erhalten hast – nicht mit dem Datum auf der Abrechnung. Wenn du die Abrechnung am 15. Januar 2025 erhalten hast, läuft deine Frist am 15. Januar 2026 ab.

Wichtig: Nach Ablauf der 12 Monate kannst du keine Einwendungen mehr geltend machen. Selbst wenn die Abrechnung offensichtlich falsch ist, hast du dann keine rechtliche Handhabe mehr.

Ausnahme: Wenn du die Frist unverschuldet verpasst hast (z.B. weil du im Krankenhaus lagst), kann sie verlängert werden.

Was ist mit der Zahlungsfrist?

Die Nachzahlung ist in der Regel sofort fällig – auch wenn du Widerspruch einlegst. Das klingt unfair, ist aber rechtlich so vorgesehen.

Deine Optionen:

1. Zahlung unter Vorbehalt: Du zahlst die Summe, schreibst aber "Zahlung unter Vorbehalt der Prüfung" in den Verwendungszweck. So behältst du dir dein Rückforderungsrecht vor.

2. Teilzahlung: Du zahlst den unstrittigen Teil und behältst den Rest ein, bis die Sache geklärt ist. Achtung: Hier riskierst du Mahngebühren oder im schlimmsten Fall eine Kündigung.

3. Ratenzahlung vereinbaren: Viele Vermieter bieten bei hohen Nachzahlungen Ratenzahlung an. Frag aktiv danach!

Schritt-für-Schritt: So legst du Widerspruch ein

Schritt 1: Abrechnung genau prüfen

Bevor du Widerspruch einlegst, solltest du die Abrechnung selbst durchgehen. Nutze unsere Checkliste:

Grunddaten prüfen:

• Stimmt die Wohnfläche mit deinem Mietvertrag überein?
• Ist der Abrechnungszeitraum korrekt (12 Monate)?
• Wurde die Abrechnung fristgerecht zugestellt?
• Stimmt die Höhe der abgezogenen Vorauszahlungen?

Verteilerschlüssel prüfen:

• Welcher Schlüssel ist im Mietvertrag vereinbart? (z.B. 50/50 oder 70/30)
• Wird dieser Schlüssel in der Abrechnung angewendet?

Kosten prüfen:

• Sind alle Positionen nachvollziehbar?
• Gibt es ungewöhnlich hohe Einzelpositionen?
• Sind die Brennstoffkosten plausibel?

Verbrauch prüfen:

• Entspricht der abgelesene Verbrauch deinen eigenen Aufzeichnungen?
• Gibt es einen unrealistischen Sprung zum Vorjahr?

Schritt 2: Belege anfordern

Du hast ein gesetzliches Recht auf Einsicht in alle Belege, die der Abrechnung zugrunde liegen. Seit Oktober 2024 (§ 556 Abs. 4 BGB (öffnet in neuem Tab)) kannst du sogar Kopien der Belege verlangen – allerdings gegen Kostenerstattung.

Diese Belege solltest du anfordern:

• Rechnungen des Energieversorgers (Gas, Öl, Fernwärme)
• Ableseergebnisse des Messdienstleisters
• Wartungsrechnungen
• Abrechnungen der Vorjahre (zum Vergleich)
• Nachweis über Tankbestände (bei Öl)

Formulierung im Schreiben:

"Ich bitte um Einsichtnahme in sämtliche der Abrechnung zugrunde liegenden Belege und Rechnungen gemäß § 556 Abs. 4 BGB."

Schritt 3: Widerspruch schriftlich einlegen

Dein Widerspruch muss schriftlich erfolgen. Ein Anruf reicht nicht! Am besten nutzt du einen der folgenden Wege:

• Einschreiben mit Rückschein (beweissicher, aber teuer)
• Einwurfeinschreiben (günstiger, ausreichend sicher)
• Persönliche Übergabe mit Empfangsbestätigung
• E-Mail mit Lesebestätigung (nur wenn E-Mail-Kommunikation üblich ist)

Wichtig: Der Widerspruch muss an den richtigen Empfänger gehen – in der Regel an deinen Vermieter, nicht an den Messdienstleister (Techem, ista, etc.).

Schritt 4: Auf Antwort warten

Nach deinem Widerspruch hat der Vermieter keine gesetzliche Frist, um zu antworten. In der Praxis solltest du nach 2-4 Wochen nachhaken, wenn du nichts hörst.

Mögliche Reaktionen:

• Vermieter korrigiert die Abrechnung: Bester Fall. Du bekommst eine neue Abrechnung mit geringerer Nachzahlung oder sogar einem Guthaben.
• Vermieter weist den Widerspruch zurück: Er muss das begründen. Wenn du mit der Begründung nicht einverstanden bist, kannst du weitere Schritte einleiten.
• Vermieter reagiert nicht: Nach angemessener Frist (4-6 Wochen) solltest du erneut schreiben und eine Frist setzen.

Praxisbeispiel: So hat Markus 480€ zurückbekommen

Markus aus Düsseldorf erhielt eine Nachzahlung über 1.120€ für seine 65m²-Wohnung. Im Vorjahr waren es nur 380€.

Was ihm auffiel:

• Die Wohnfläche war mit 72m² angegeben (Mietvertrag: 65m²)
• Der Verteilerschlüssel war plötzlich 50/50 statt 70/30

Was er tat:

1. Widerspruch per Einschreiben mit Verweis auf Mietvertrag
2. Belegeinsicht angefordert
3. Nach 3 Wochen Erinnerung geschrieben

Das Ergebnis: Die Hausverwaltung korrigierte die Abrechnung. Neue Nachzahlung: 640€. Ersparnis: 480€.

Musterbrief: Widerspruch gegen Heizkostenabrechnung

Hier ist ein Musterbrief, den du an deine Situation anpassen kannst:

Wenn der Vermieter nicht reagiert: Deine weiteren Optionen

Manchmal führt ein Widerspruch nicht zum Erfolg – der Vermieter reagiert nicht oder weist deine Einwände zurück. Das muss nicht das Ende sein.

Option 1: Mieterverein

Wenn du Mitglied in einem Mieterverein bist (z.B. Deutscher Mieterbund), kannst du dich dort beraten lassen. Die meisten Mietervereine bieten:

• Kostenlose Prüfung der Abrechnung
• Rechtliche Beratung
• Unterstützung bei Schreiben an den Vermieter

Die Mitgliedschaft kostet je nach Region zwischen 50€ und 100€ pro Jahr.

Option 2: Verbraucherzentrale

Die Verbraucherzentralen bieten Energieberatung an, die auch die Prüfung von Heizkostenabrechnungen umfasst. Die Kosten liegen meist zwischen 20€ und 50€.

Option 3: Professionelle Prüfung

Es gibt spezialisierte Dienste, die Heizkostenabrechnungen gegen eine Gebühr prüfen. Das kann sich besonders bei hohen Nachzahlungen lohnen.

Option 4: Anwalt / Rechtsstreit

Wenn viel Geld auf dem Spiel steht und alle anderen Wege ausgeschöpft sind, bleibt der Gang zum Anwalt. Beachte:

• Anwaltskosten können schnell mehrere hundert Euro betragen
• Ein Rechtsstreit kann Monate dauern
• Bei Rechtsschutzversicherung: Prüfe, ob Mietrecht abgedeckt ist

Für Beträge unter 500€ lohnt sich ein Rechtsstreit selten – außer aus Prinzip.

Dieser Artikel wurde vom HeizkostenChecker Team erstellt und zuletzt am 05.01.2025 aktualisiert. Wir sind keine Rechtsanwälte – bei konkreten rechtlichen Fragen empfehlen wir, einen Mieterverein oder Fachanwalt für Mietrecht zu konsultieren.