Ein Umschlag vom Vermieter. Du weißt sofort, was drin ist: die Nebenkostenabrechnung. Dein Magen zieht sich zusammen, bevor du überhaupt aufgerissen hast.
Entspann dich. Dieser Moment ist für Millionen Mieter jedes Jahr gleich – und die meisten machen danach einen entscheidenden Fehler: Sie zahlen sofort oder ignorieren das Ding komplett.
Beides ist falsch. Nimm dir stattdessen zehn Minuten. Mit dieser 5-Schritte-Checkliste weißt du danach genau, ob deine Abrechnung in Ordnung ist – oder ob du handeln solltest.
Das Wichtigste in Kürze
- 50% aller Abrechnungen enthalten Fehler – Prüfen lohnt sich
- 5 Schritte reichen für eine erste Einschätzung
- 12 Monate Widerspruchsfrist – aber nicht zu lange warten
- Zahlung trotzdem fällig innerhalb von 30 Tagen
- Bei Unsicherheit: Kostenloser Schnellcheck zeigt dir das Einsparpotenzial
Schritt 1: Ist die Abrechnung überhaupt gültig?
Bevor du auch nur eine Zahl anschaust: Prüfe, ob die Abrechnung formell korrekt ist. Denn wenn nicht, musst du Nachzahlungen möglicherweise gar nicht leisten.
Die Frist-Prüfung
Dein Vermieter hat nach Ende des Abrechnungszeitraums genau 12 Monate Zeit, dir die Abrechnung zuzustellen. Verpasst er diese Frist, verfällt sein Anspruch auf Nachzahlungen.
So prüfst du:
- Schau auf den Abrechnungszeitraum (z.B. "01.01.2024 – 31.12.2024")
- Addiere 12 Monate zum Enddatum (→ 31.12.2025)
- Vergleiche mit dem Datum, an dem du die Abrechnung erhalten hast
Beispiel: Abrechnungszeitraum endet am 31.12.2024. Du erhältst die Abrechnung am 15.01.2026. Das ist zu spät – eine verspätete Abrechnung befreit dich von der Nachzahlungspflicht.
Formelle Mindestanforderungen
Eine gültige Abrechnung muss enthalten:
- Abrechnungszeitraum (exakt 12 Monate)
- Gesamtkosten je Kostenart
- Verteilerschlüssel (Wohnfläche, Verbrauch, Personenzahl)
- Berechnung deines Anteils
- Abzug deiner Vorauszahlungen
- Ergebnis (Nachzahlung oder Guthaben)
Fehlt einer dieser Punkte? Dann ist die Abrechnung formal unwirksam.
Schritt 2: Stimmen die Grunddaten?
Jetzt geht's an die Zahlen. Aber nicht alle – nur die Grunddaten, die sich durch die ganze Abrechnung ziehen.
Wohnfläche prüfen
Such die angegebene Wohnfläche in deiner Abrechnung. Vergleiche sie mit deinem Mietvertrag.
| Abweichung | Bewertung |
|---|---|
| Bis 3% | Normal (Messtoleranz) |
| 3-10% | Auffällig – nachfragen |
| Über 10% | Fehler – Korrektur verlangen |
Warum das wichtig ist: Bei den meisten Positionen wird nach Wohnfläche verteilt. Ist deine Fläche zu hoch angegeben, zahlst du bei jeder Position zu viel.
Personenzahl checken
Bei manchen Positionen (Wasser, Müll) wird nach Personenzahl verteilt. Stimmt die Anzahl in deiner Wohnung?
Abrechnungszeitraum
Schließt der neue Zeitraum nahtlos an den alten an? Gibt es Lücken oder Überschneidungen? Beides ist nicht erlaubt.
Schritt 3: Vergleich mit dem Vorjahr
Jetzt wird's interessant. Hol die Vorjahresabrechnung raus und leg sie daneben.
Gesamtkosten vergleichen
| Position | Vorjahr | Dieses Jahr | Differenz | Auffällig? |
|---|---|---|---|---|
| Heizung | € | € | % | >25% = prüfen |
| Wasser | € | € | % | >15% = prüfen |
| Hausmeister | € | € | % | >10% = prüfen |
| ... |
Faustregel: Steigerungen über 25% bei Heizkosten und über 15% bei anderen Positionen solltest du hinterfragen. Das heißt nicht, dass ein Fehler vorliegt – aber es lohnt sich, genauer hinzuschauen.
Dein Verbrauch vs. Gesamtverbrauch
Bei Heizkosten: Ist dein Anteil am Gesamtverbrauch plausibel? Wenn du 60 m² von 600 m² Gesamtfläche hast, sollte dein Verbrauchsanteil irgendwo bei 10% liegen – nicht bei 25%.
Praxisbeispiel: So hat Lisa 280€ gespart
Lisa aus Hamburg erhielt ihre Abrechnung mit 520€ Nachzahlung. Im Vorjahr waren es nur 180€.
Was Lisa prüfte:
Sie ging die 5 Schritte durch. Bei Schritt 2 fiel ihr auf: Die Wohnfläche war mit 68 m² angegeben, im Mietvertrag standen aber nur 62 m². Bei Schritt 3 sah sie, dass die Hausmeisterkosten um 40% gestiegen waren.
Was Lisa tat:
Sie forderte schriftlich Korrektur der Wohnfläche und Belegeinsicht für die Hausmeisterkosten. Es stellte sich heraus: Der Hausmeister hatte Reparaturen durchgeführt, die als "Wartung" deklariert waren.
Das Ergebnis:
Die korrigierte Abrechnung zeigte nur noch 240€ Nachzahlung. Lisas Ersparnis: 280€.
Schritt 4: Sind alle Kosten umlagefähig?
Nicht alles, was dein Vermieter abrechnet, darf er auch auf dich umlegen. Die Betriebskostenverordnung regelt genau, was erlaubt ist.
Das darf abgerechnet werden
- Heizkosten (Brennstoff, Wartung, Betriebsstrom)
- Warmwasser
- Kaltwasser und Abwasser
- Müllabfuhr
- Hausmeister (nur bestimmte Tätigkeiten)
- Gartenpflege
- Gebäudereinigung
- Versicherungen
- Grundsteuer
Das darf NICHT abgerechnet werden
| Position | Warum nicht umlagefähig |
|---|---|
| Reparaturen | Instandhaltungspflicht des Vermieters |
| Verwaltungskosten | Nicht in der BetrKV enthalten |
| Leerstandskosten | Vermieterrisiko |
| Neuanschaffungen | Keine laufenden Kosten |
| Rechtsschutzversicherung | Nur Gebäudeversicherung erlaubt |
Tipp: Schau dir die einzelnen Positionen genau an. Der häufigste Fehler: Reparaturen werden als "Wartung" getarnt und trotzdem umgelegt.
Mehr dazu: Welche Nebenkosten sind nicht umlagefähig?
Schritt 5: Entscheiden – Zahlen oder Widersprechen?
Du hast geprüft. Jetzt musst du entscheiden.
Szenario A: Alles sieht korrekt aus
→ Zahle die Nachzahlung innerhalb von 30 Tagen. Fertig.
Szenario B: Du hast Zweifel, aber nichts Konkretes
→ Zahle unter Vorbehalt. Schreib in die Überweisung: "Zahlung unter Vorbehalt der Prüfung." → Fordere Belegeinsicht, um tiefer zu prüfen.
Szenario C: Du hast konkrete Fehler gefunden
→ Schreib einen Widerspruch mit den konkreten Punkten. → Zahle trotzdem den unstreitigen Teil (das, was auch ohne die Fehler fällig wäre).
Die Fristen im Überblick
| Was | Frist |
|---|---|
| Nachzahlung leisten | 30 Tage nach Erhalt |
| Widerspruch einlegen | 12 Monate nach Erhalt |
| Belegeinsicht verlangen | Jederzeit (aber sinnvoll vor Widerspruchsfrist) |
Wichtig: Ein Widerspruch befreit dich nicht von der Zahlungspflicht! Zahle immer fristgerecht, um Ärger zu vermeiden.
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Das dauert weniger als eine Minute – und kann dir Hunderte Euro sparen.
Häufige Fragen zur Nebenkostenabrechnung
Wie lange habe ich Zeit, die Abrechnung zu prüfen?
Muss ich die Nachzahlung sofort zahlen?
Was ist, wenn ich die Vorjahresabrechnung nicht mehr habe?
Kann ich Belegeinsicht verlangen, auch wenn ich keinen Fehler gefunden habe?
Was passiert, wenn mein Vermieter die Frist verpasst hat?
Lohnt sich die Prüfung auch bei kleinen Beträgen?
Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei komplexen Fällen empfehlen wir, einen Fachanwalt oder den Mieterverein zu kontaktieren.
