Rohrreinigung: 180 Euro. Aufzugreparatur: 340 Euro. Hausverwaltung: 420 Euro.
Du schaust auf deine Nebenkostenabrechnung und fragst dich: Darf der das überhaupt? Müssen diese Kosten nicht eigentlich vom Vermieter getragen werden?
Die kurze Antwort: Ja, müssen sie. Reparaturen, Verwaltungskosten und viele andere Positionen sind nicht umlagefähig – dein Vermieter darf sie nicht auf dich abwälzen. Trotzdem tauchen sie regelmäßig in Abrechnungen auf. Manchmal aus Unwissen, manchmal geschickt versteckt.
Dieser Artikel zeigt dir, welche Kosten nie in deiner Abrechnung landen dürfen, wie du getarnte Positionen erkennst, und was du tust, wenn du welche findest.
Das Wichtigste in Kürze
- Nur 17 Kostenarten sind laut Betriebskostenverordnung umlagefähig
- Reparaturen, Instandsetzungen und Verwaltung dürfen NIE umgelegt werden
- Häufigster Fehler: Reparaturen als "Wartung" oder in Hausmeisterkosten versteckt
- Bei falschen Positionen: Widerspruch einlegen
- Durchschnittliche Ersparnis: 80-200€ pro falsch abgerechneter Position
Das Grundprinzip: Warum manche Kosten nicht umgelegt werden dürfen
Die Logik ist einfach: Betriebskosten sind die laufenden Kosten, die durch den Betrieb eines Gebäudes entstehen – Wasser, Heizung, Müllabfuhr, Reinigung. Diese darf der Vermieter umlegen.
Instandhaltung, Reparaturen und Verwaltung dagegen sind Kosten, die mit dem Besitz des Gebäudes zusammenhängen. Der Vermieter verdient an der Miete – dafür muss er das Gebäude in Schuss halten und verwalten. Das ist sein Risiko, nicht deins.
Die Betriebskostenverordnung (BetrKV) regelt das im Detail. In § 1 steht die Definition, in § 2 die Liste der 17 umlagefähigen Kostenarten. Alles, was nicht auf dieser Liste steht, darf nicht umgelegt werden.
Diese Kosten darf dein Vermieter NICHT umlegen
Hier die klare Übersicht – mit konkreten Beispielen:
Instandhaltung und Instandsetzung
Alles, was dazu dient, das Gebäude funktionsfähig zu halten oder Defekte zu beheben.
Beispiele:
- Reparatur der Heizungsanlage
- Austausch defekter Wasserhähne im Gemeinschaftsbereich
- Reparatur des Aufzugs
- Erneuerung von Dachziegeln
- Reparatur der Gegensprechanlage
- Behebung von Rohrbrüchen
Reparaturen aller Art
Jede Reparatur – egal wie klein – ist nicht umlagefähig.
Beispiele:
- Reparatur der Außenbeleuchtung
- Rohrreinigung bei Verstopfung
- Reparatur von Briefkästen
- Austausch defekter Rauchmelder
- Reparatur des Hoftors
Verwaltungskosten
Die Verwaltung des Gebäudes ist Vermietersache.
Beispiele:
- Hausverwaltungsgebühren
- Kosten für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung
- Kontoführungsgebühren
- Porto für Vermieterkorrespondenz
- Kosten für Mietverträge
Bank- und Finanzierungskosten
Beispiele:
- Bankgebühren
- Zinsen für Kredite
- Kosten für Hypotheken
- Mahngebühren (außer du bist im Verzug)
Steuerberater und Rechtsanwalt
Beispiele:
- Kosten für Steuerberatung des Vermieters
- Anwaltskosten für Rechtsstreitigkeiten
- Kosten für Mietrechtsberatung
Modernisierungskosten
Modernisierungen können zu einer Mieterhöhung führen – aber nicht als Betriebskosten umgelegt werden.
Beispiele:
- Einbau eines neuen Aufzugs
- Wärmedämmung der Fassade
- Einbau neuer Fenster
- Installation einer Solaranlage
Leerstandskosten
Steht eine Wohnung im Haus leer, darf der Vermieter deren Kostenanteil nicht auf die anderen Mieter umlegen.
Beispiele:
- Heizkosten für leerstehende Wohnungen
- Anteilige Grundsteuer für Leerstand
- Wasserkosten für leere Wohnungen
Übersicht: Umlagefähig vs. Nicht umlagefähig
| Umlagefähig ✓ | Nicht umlagefähig ✗ |
|---|---|
| Grundsteuer | Verwaltungskosten |
| Wasserversorgung | Reparaturen |
| Heizung (Betrieb) | Instandhaltung |
| Müllabfuhr | Bankgebühren |
| Gebäudereinigung | Steuerberater |
| Gartenpflege (laufend) | Modernisierung |
| Aufzug (Betrieb, Wartung) | Aufzug-Reparatur |
| Hausmeister (definierte Tätigkeiten) | Hausmeister-Reparaturen |
Die 5 häufigsten "getarnten" Kosten
Diese Fehler finden wir immer wieder. Sie sind oft geschickt versteckt.
Fehler 1: Reparaturen als "Wartung" deklariert
Wartung ist umlagefähig – regelmäßige Pflege und Inspektion, um Defekte zu vermeiden.
Reparatur ist nicht umlagefähig – Behebung von bereits eingetretenen Defekten.
Der Unterschied ist entscheidend. Wenn bei der "Heizungswartung" gleichzeitig ein defektes Ventil ausgetauscht wird, muss dieser Teil herausgerechnet werden.
So erkennst du es: Ungewöhnlich hohe Wartungskosten im Vergleich zum Vorjahr. Oder: In der Rechnung steht "Reparatur", in der Abrechnung "Wartung".
Fehler 2: Hausmeister-Reparaturen in Hausmeisterkosten versteckt
Der Hausmeister darf umlagefähige Tätigkeiten ausführen: Reinigung, Winterdienst, Grünpflege, kleine Kontrollen.
Er darf aber keine Reparaturen ausführen und diese als "Hausmeisterkosten" abrechnen.
So erkennst du es: Fordere eine detaillierte Aufstellung der Hausmeistertätigkeiten an. Stehen dort Positionen wie "Reparatur Kellerfenster" oder "Steckdose ausgetauscht" – nicht umlagefähig.
Fehler 3: Verwaltungskosten als "Sonstige Betriebskosten"
Die Position "Sonstige Betriebskosten" (Nr. 17 in der BetrKV) ist ein beliebtes Versteck. Hier landen oft Verwaltungskosten, die eigentlich nicht umgelegt werden dürfen.
So erkennst du es: "Sonstige Kosten" ohne genaue Aufschlüsselung? Nachfragen! Der Vermieter muss erklären können, was sich dahinter verbirgt.
Fehler 4: Gartenumgestaltung als "Gartenpflege"
Laufende Gartenpflege ist umlagefähig: Rasenmähen, Hecke schneiden, Laub entfernen.
Gartenumgestaltung ist nicht umlagefähig: Neue Bäume pflanzen, Wege anlegen, Beete komplett neu gestalten.
So erkennst du es: Ungewöhnlich hohe Gartenpflegekosten. Oder: Du hast gesehen, dass der Garten komplett umgestaltet wurde.
Fehler 5: Austausch defekter Geräte als "Betriebskosten"
Der Austausch eines defekten Geräts (z.B. Waschmaschine im Gemeinschaftskeller, Rasenmäher) ist keine Betriebskost – es ist Instandsetzung.
So erkennst du es: Einmalige hohe Kosten in einer Position, die sonst niedriger ist. Bei Belegeinsicht: Rechnung für "Neuanschaffung" oder "Austausch".
Du hast den Verdacht, dass in deiner Abrechnung getarnte Kosten stecken? Unser Heizkosten-Checker hilft dir, die häufigsten Fehler zu finden.
Grauzone Hausmeister: Was ist erlaubt, was nicht?
Der Hausmeister ist der häufigste Problemfall. Hier die klare Abgrenzung:
Erlaubt (umlagefähig):
- Reinigung von Treppenhaus, Keller, Tiefgarage
- Winterdienst (Schnee räumen, streuen)
- Grünpflege (Rasen mähen, Hecke schneiden)
- Kontrolle der technischen Anlagen
- Austausch von Leuchtmitteln
- Beaufsichtigung von Handwerkern
Nicht erlaubt (nicht umlagefähig):
- Reparaturen jeder Art
- Malerarbeiten
- Handwerkliche Tätigkeiten
- Erneuerung von Bauteilen
- Arbeiten an der Heizungsanlage
Wichtig: Wenn der Hausmeister beides macht – erlaubte und nicht erlaubte Tätigkeiten – muss der Vermieter die Kosten aufteilen. Nur der umlagefähige Teil darf in der Abrechnung erscheinen.
Praxistipp: Fordere bei hohen Hausmeisterkosten immer eine detaillierte Aufstellung an. Du hast das Recht zu erfahren, welche Tätigkeiten abgerechnet werden.
Praxisbeispiel: So hat Claudia 247€ zurückgeholt
Claudia aus Stuttgart wohnt in einer 62-Quadratmeter-Wohnung. Bei der Prüfung ihrer Nebenkostenabrechnung fiel ihr auf: Die Hausmeisterkosten waren ungewöhnlich hoch – 1.840 Euro für das ganze Haus, anteilig 184 Euro für sie.
"Im Vorjahr waren es nur 1.200 Euro", erinnert sich Claudia. "Da musste doch etwas passiert sein."
Was Claudia tat:
Sie forderte Belegeinsicht an – speziell für die Hausmeisterkosten. Nach drei Wochen konnte sie beim Vermieter die Unterlagen einsehen.
Was Claudia fand:
In der detaillierten Aufstellung des Hausmeisters standen:
- "Reparatur Briefkastenanlage" – 280€
- "Austausch Außenleuchte" – 120€
- "Reparatur Kellerfenster" – 180€
Zusammen 580 Euro – alles nicht umlagefähig.
Außerdem entdeckte sie: In den "Sonstigen Kosten" waren 320 Euro für "Abrechnungsservice" versteckt. Das sind Verwaltungskosten – ebenfalls nicht umlagefähig.
Das Ergebnis:
Nach schriftlichem Widerspruch korrigierte die Hausverwaltung die Abrechnung:
- Hausmeister-Reparaturen: -58€ (ihr Anteil an 580€)
- Verwaltungskosten: -32€ (ihr Anteil an 320€)
- Zusätzlich gefunden: Falsche Wohnfläche → -157€
Gesamtersparnis: 247€
"Ohne die Belegeinsicht hätte ich das nie gefunden", sagt Claudia. "Die Positionen sahen auf den ersten Blick völlig normal aus."
Was tun, wenn du nicht umlagefähige Kosten findest?
Schritt 1: Belegeinsicht anfordern
Du hast das Recht, alle Belege zu sehen. Schreib deinem Vermieter:
"Ich bitte um Einsicht in die Belege zur Nebenkostenabrechnung für [Zeitraum]. Bitte nennen Sie mir einen Termin in den nächsten 14 Tagen."
Mehr dazu: Belegeinsicht bei der Nebenkostenabrechnung
Schritt 2: Fehlerhafte Positionen dokumentieren
Notiere genau:
- Welche Position ist falsch?
- Warum ist sie nicht umlagefähig?
- Welcher Betrag ist betroffen (gesamt und dein Anteil)?
Schritt 3: Widerspruch einlegen
Schreib deinem Vermieter einen sachlichen Widerspruch. Benenne die Fehler konkret und fordere eine korrigierte Abrechnung.
Mehr dazu: Widerspruch gegen die Heizkostenabrechnung
Schritt 4: Bei Weigerung – Mieterverein
Wenn der Vermieter nicht reagiert oder die Korrektur verweigert, hilft der Mieterverein. Die Rechtslage ist hier meist klar auf deiner Seite.
Häufige Fragen zu nicht umlagefähigen Kosten
Was ist der Unterschied zwischen Wartung und Reparatur?
Darf der Vermieter Kosten für Leerstand auf mich umlegen?
Sind Kosten für die Nebenkostenabrechnung umlagefähig?
Was wenn ich mir unsicher bin, ob etwas erlaubt ist?
Kann der Vermieter 'Sonstige Betriebskosten' abrechnen?
Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei komplexen Fällen empfehlen wir, den örtlichen Mieterverein zu kontaktieren.
Weiterführende Artikel:
- Nebenkostenabrechnung prüfen – Die komplette Anleitung
- Belegeinsicht bei der Nebenkostenabrechnung
- Widerspruch gegen die Heizkostenabrechnung
Quellen:
